Bewust of onbewust deelt u persoonsgegevens met ons. Wij vinden het van belang dat zorgvuldig wordt omgegaan met uw persoonsgegevens. Daarom hebben wij in dit statement voor u uiteengezet hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan en welke rechten u heeft.
Voetbalvereniging Oene (hierna te noemen: vereniging) houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
- verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als vereniging zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Heeft u na het doornemen van onze privacyverklaring – of in algemenere zin – vragen? Neem dan contact met ons op via de contactgegevens onder aan dit document.
Het bestuur van vv Oene
Verwerking van persoonsgegevens van leden
Persoonsgegevens van (aspirant-)leden worden door de vereniging verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:
- onderzoeken of u lid kunt worden;
- het uitvoeren van de lidmaatschapsovereenkomst;
- algemene communicatie en/of uitnodigingen.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is het aanmeldingsformulier.
Voor de bovenstaande doelstellingen kan de vereniging de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- voornaam, tussenvoegsel, achternaam;
- geslacht;
- geboortedatum;
- kopie ID (voor 14 jaar en ouder) (wordt na identificatie direct vernietigd);
- pasfoto t.b.v. KNVB spelerspas (voor 11 jaar en ouder);
- adresgegevens;
- contactgegevens;
- contactgegevens ouder(s)/verzorger(s) indien jonger dan 16 jaar;
- bankgegevens.
Uw persoonsgegevens worden door de vereniging bewaard gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar. Daarnaast blijven persoonsgegevens die van belang zijn voor de historische functie voor de vereniging opgeslagen in het oud-ledenarchief.
Verwerking van persoonsgegevens van medewerkers
Persoonsgegevens van medewerkers worden door de vereniging verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:
- het uitvoeren van de taken waarvoor een arbeidsovereenkomst is opgesteld;
- algemene communicatie en/of uitnodigingen.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is de arbeidsovereenkomst.
Voor de bovenstaande doelstellingen kan de vereniging de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- voornaam, tussenvoegsel, achternaam;
- geslacht;
- geboortedatum;
- kopie ID;
- BSN-nummer;
- adresgegevens;
- contactgegevens;
- salarisgegevens;
- bankgegevens.
Uw persoonsgegevens worden door de vereniging bewaard gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar. Daarnaast blijven persoonsgegevens die van belang zijn voor de historische functie voor de vereniging opgeslagen in het oud-ledenarchief.
Verwerking van persoonsgegevens overig
Wij verwerken ook persoonsgegevens van andere groepen mensen en bedrijven met wie wij direct of indirect een relatie hebben of hebben gehad. Dit zijn in ons geval:
- vrijwilligers (NAW-gegevens, contactgegevens);
- sponsoren (NAW-gegevens contactgegevens, bankgegevens);
- donateurs (NAW-gegevens, contactgegevens);
- club van 100 (NAW-gegevens, contactgegevens, bankgegevens);
- leden supportersclub (naam, contactgegevens);
- contactpersonen van partijen met wie wij samenwerken, zoals andere verenigingen, relaties, leveranciers etc. (organisatie, contactgegevens).
Deze gegevens kunnen worden gebruikt ten behoeve van de volgende doelstellingen:
- vrijwilligers: om hen te informeren en in te schakelen voor het uitvoeren van diverse activiteiten;
- sponsoren: om hen te benaderen in het kader van samenwerking op verschillende gebieden;
- donateurs: om hen te benaderen voor het geven van een financiële bijdrage;
- club van 100: om hen te informeren over activiteiten van de club van 100 en de financiële bijdrage te innen;
- leden supportersclub: om hen te informeren over de activiteiten van de supportersclub
- contactpersonen van samenwerkende partijen: om hen te kunnen informeren, bereiken en benaderen.
Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig en niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij dienen, tenzij op grond van een wettelijke verplichting.
Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derden verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Momenteel maken wij gebruik van:
- een salarisadministrateur;
- een arbodienst.
Deze partijen zijn verwerkersverantwoordelijke (het verwerken van persoonsgegevens is een uitvloeisel van hun dienstverlening). De partijen hebben een eigen privacyverklaring waarin zij aangeven hoe zij omgaan met persoonsgegevens.
Verder maken wij gebruik van de registratieorganisatie Sportlink, waarin uw (persoons)gegevens zijn opgenomen. Sportlink heeft alle elementen van de verwerkersovereenkomst opgenomen in haar algemene voorwaarden.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.
Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
- alle personen die namens de vereniging van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
- we hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
- we pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
- onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Gebruik van beeldmateriaal
Naast de persoonsgegevens maakt de vereniging ook gebruik van beeldmateriaal. Behoudens schriftelijk afwijzing van betrokkene(n), kunnen foto’s en/of video’s gepubliceerd worden op de website of in het clubblad.
Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Een verzoek tot inzage, rectificatie of verwijdering kunt u schriftelijk indienen bij de secretaris van de vereniging. Wij kunnen hierbij vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit, dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Vragen
Als u naar aanleiding van deze privacyverklaring nog vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact met ons op!
Contactgegevens
Secretaris voetbalvereniging Oene
Deventerweg 2
8167 NA Oene
E-mail: [email protected]
